Wien – Vor Ausbruch der COVID-19-Pandemie mussten Generalversammlungen stets präsent stattfinden. Doch genauso, wie sich in der Arbeitswelt „quasi über Nacht“ die Notwendigkeit entwickelt hat, Meetings in der digitalen Welt durchzuführen, so ist – aufgrund verschiedener zwingender gesetzlicher Regelungen – gleichermaßen das Erfordernis entstanden, Generalversammlungen virtuell abzuhalten, sodass der Gesetzgeber hierfür auch die dementsprechenden Grundlagen geschaffen hat.
Obwohl die Abhaltung digitaler Generalversammlungen eine Vielzahl an Erleichterungen und Vorteilen mit sich bringt, so erfolgen diese dennoch nicht im rechtsfreien Raum, weshalb bereits zum Zeitpunkt der GmbH Gründung auf die Grundlagen für die Einhaltung der rechtlichen sowie verfahrenstechnischen Vorgaben besonderen Wert gelegt werden muss.
Um kostspielige Verwechslungen zu vermeiden, müssen Gesellschafter zuerst unterscheiden, ob diese
• eine virtuelle Generalversammlung oder
• eine virtuelle Generalversammlung samt digitaler Beurkundung durch einen Notar
durchführen wollen, da dies nämlich erhebliche Unterschiede für den gesamten darauffolgenden Prozess und die damit verbundenen Kosten nach sich zieht. Ob eine digitale Beurkundung notwendig ist oder nicht, hängt in der Regel von der Kategorie der beabsichtigten Generalversammlungsbeschlüsse ab, weshalb die Gesellschafter über deren Wichtigkeit bereits im Rahmen der Gründung der GmbH umfassend aufgeklärt worden sein sollten.
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Ob eine virtuelle Generalsammlung überhaupt zulässig ist oder nicht, hängt in erster Linie davon ab, ob eine solche Möglichkeit bereits im Rahmen der GmbH-Gründung im Gesellschaftsvertrag verankert wurde oder nicht. Schockierender Weise hat eine Auswertung mehrerer tausend Gesellschaftsverträge durch unsere Künstliche Intelligenz eLisa ergeben, dass in über 98% der Gesellschaftsverträge weder die Möglichkeit einer Alternativaustragung noch die Möglichkeit einer virtuellen Generalversammlung verankert wurde, was leider nur auf eine mangelhafte Beratung durch die jeweiligen Vertragserrichter zurückgeführt werden kann.
Um den Gesellschaftern – trotz fehlender gesellschaftsvertragliche Grundlage – dennoch die Möglichkeit einzuräumen virtuelle Generalversammlungen abhalten und somit ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen zu können, hat das Bundesministerium für Justiz eine Notverordnung (GZ 2020-0.223.429) zur ausnahmsweisen Zulässigkeit von virtuellen Generalversammlungen im Rahmen der COVID-19-Pandemie erlassen, wodurch die schwerwiegenden Beratungsmängel im Hinblick auf die (virtuellen) Generalversammlungen zumindest kurzzeitig geheilt wurden. Somit ist es nun Gesellschaftern bis zum 30.06.2022 möglich – trotz fehlender gesellschaftsvertragliche Grundlage – virtuelle Generalversammlungen abzuhalten.
Sofern die Durchführung einer virtuellen Generalversammlung rechtlich zulässig ist, obliegt es dem Einberufenden zu entscheiden, ob dieser eine analoge oder virtuelle Generalversammlung abhalten möchte und welche Verbindungstechnologie hierbei zum Einsatz kommen soll. Im Falle einer virtuellen Generalversammlung hat der Einberufende dafür Sorge zu tragen, dass eine Möglichkeit zur weltweiten Teilnahme mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit gegeben ist, wodurch ein etwaiges Geoblocking oder eine damit vergleichbare Technologie nicht angewendet werden darf. Darüber hinaus muss jedem Teilnehmer die Möglichkeit geboten werden sich zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen zu können, weshalb dies bereits von Anfang an bei den technischen Einstellungen zwingend berücksichtigt werden muss.
Aus diesem Grund ist der Einberufende im Rahmen der Einberufung auch verpflichtet anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Generalversammlung notwendig sind, sodass jedem Gesellschafter die Möglichkeit eingeräumt wird, eigenständig (technische sowie organisatorische) Vorbereitungen abschließen und in weiterer Folge problemlos an der virtuellen Generalversammlung teilnehmen zu können. Eine Verletzung dieser Mitteilungspflicht könnte einen Einberufungsmangel darstellen und somit kostenintensive Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen.
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Analog zur Gründung einer GmbH besteht gemäß § 90a NO (Notariatsordnung) auch bei einer virtuellen Generalversammlung zusätzlich noch die Möglichkeit hinsichtlich einer digitalen Beurkundung durch einen Notar. Hierzu muss der Notar bereits im Vorfeld verständigt und in der Regel dessen betrieblicher Datenraum verwendet werden, sodass dieser den gesamten Zeitraum die virtuelle Generalversammlung überwachen kann. Die Kosten für eine virtuelle Generalversammlung samt digitaler Beurkundung ist in der Regel von der Dauer der Generalversammlung abhängig.
Überzeugen auch Sie sich von unserer technologischen Überlegenheit und erfahren Sie mehr über die vielen Vorteile einer digitalen GmbH-Gründung.
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